Context
In 2017 is het Ministerie van Ruimtelijke Ordening, Grond- en Bosbeheer (ROGB) begonnen met een traject van digitalisering en automatisering van het grond-aanvraagproces. Met de technische ondersteuning van de e-Government unit is er een IT infrastructuur opgezet. In samenwerking met het bedrijf Lybra Training, Coaching en Consulting N.V. (Lybra) is er gewerkt aan het optimaliseren, digitaliseren en automatiseren van het proces. De focus was continu op
- het optimaliseren van het proces,
- het bouwen van een ondersteunende workflow tool en
- het veranderen van de werkcultuur van procesactoren.
De afdeling Domeinkantoor binnen het Onder directoraat Grondbeheer (ODG) bleek de afgelopen decennia voornamelijk met papier gewerkt te hebben. Er waren enkele onsuccesvolle initiatieven om te digitaliseren.
Probleem: noodzaak voor transparante, online en snellere afhandeling van grondaanvragen
Door het gebruik van voornamelijk papier raakten aanvragen kwijt, ging de overdracht van informatie traag en onvolledig en hadden burgers geen inzage mogelijkheden over de status van hun aanvraag. Een grotere uitdaging dan het optimaliseren van het proces en bouwen van een workflow tool was het transformeren van de werkcultuur van het ‘papier werken’ naar het digitaal werken.
Oplossing: combineer technische en cultuur-veranderings-initiatieven
Er is parallel gewerkt aan systeem en cultuur aspecten. De systeem (technische) aandachts-gebieden waren:
- het vastleggen van het proces,
- het optimaliseren van het proces,
- het ontwerpen van het nieuwe proces waarbij er digitaal gewerkt wordt en
- het bouwen van de workflow tool.
De cultuur aandachtsgebieden waren:
- het creëren van draagvlak bij alle proces actoren,
- het (her)definiëren van rollen in het nieuwe proces en iii) het coachen van leiderschap voor een succesvolle transformatie.
Resultaat: het proces
Het proces is gemodelleerd in ISO BPMN notatie, waarna de ondersteunende workflow tool gebouwd is.
Resultaten: workflow tool GrIS
Het Grondregistratie InformatieSysteem (GrIS) is opgebouwd met een hoofdscherm waarin de aanvraag van de belanghebbende vastgelegd wordt. Het systeem genereert een unieke LAD nummer (nr.) welke afgedrukt wordt. Het is mogelijk dat de belanghebbende met het LAD nr. online de status volgt van het dossier.
Alle schakels in het proces hebben hun eigen subscherm waarin ze kunnen lezen, schrijven of aanpassen. Pas nadat een vorige schakel haar taken heeft uitgevoerd, gaat het dossier verder in het proces. Alle gebruikers loggen in met hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord.
Het systeem stuurt ook triggers (email, sms, app) naar relevante stakeholders. Het verbinden met het MI-GLIS moet nog plaatsvinden. Er wordt een volledige audit bijgehouden per dossier.
Next steps: scanning, leggerkaarten digitalisering en capacity building
Scanning
Sinds 2018 worden aanvragen in het systeem ingetoetst. Alle aanvragen vóór 2018 moeten nog gescand en ingetoetst worden. Van de dossiers vanaf 2018 zijn alle stukken gescand en geüpload.
De grondregister afdeling uploadt ook grondregisterbladen in het systeem van aanvragen sinds 2018. Om alle grondregisterboeken digitaal te ontsluiten in de tool, zou een apart scan project geïnitieerd moeten worden, waarvan een projectvoorstel al gemaakt is.
Leggerkaarten
De papieren kaarten waarop geografisch op de kaart LAD nummers worden genoteerd, zijn snel aan het verouderen en dringend aan digitalisering toe. Het digitaliseren van deze leggerkaarten maakt het ook makkelijker voor landmeters voor toegang tot de nodige informatie. Er is al een ‘proof of concept’ gebouwd welke geïntegreerd kan worden in deze tool.
Capacity building
Het inrichten van een proces van geo-data informatie verwerking is ook in een project-voorstel beschreven. Het is mogelijk dat medewerkers getraind worden in het opnemen van luchtfoto’s met een drone en de informatie doen ontsluiten voor de Leggerafdeling om zo digitaal de leggers bij te houden.
Door gebrek aan middelen en veranderde prioriteiten zijn bovengenoemde projectvoorstellen ‘on hold’ gezet.
Meer over de auteur
Krieshen Ramkhelawan is consultant en adviseur bij onder andere het kadaster van Suriname en diverse ministeries. Hij is al 10 jaar actief op het gebied van land administratie, e-Government digitale transformatie en change management. Hij heeft nauw gewerkt met specialisten van Kadaster International Nederland op projecten in Rio de Janeiro, Ecuador, St. Maarten en Aruba. Samen met Paul Saers en Christiaan Lemmers heeft hij efficiënte drone luchtfoto’s en satelliet beeldverwerkings-processen ingericht en de ‘Fit For Purpose’ aanpak helpen opzetten in Suriname.
